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DNI electrónico, firma electrónica, certificado digital y clave permanente: ¿Qué son? ¿Cuáles son sus diferencias?

Seguro has escuchado hablar sobre el DNI electrónico, la Firma Electrónica, el Certificado Digital y la Clave Permanente… Pero es probable que no sepas donde puedes usarlos y cuáles son sus diferencias.

Por eso decidimos mostrarte en este artículo todo lo que necesitas saber sobre estos 4 documentos electrónicos, que cada vez son más necesario tener a la mano.

Aquí te diremos que son cada uno de ellos, como obtenerlos, para qué sirven, y cuáles son las diferencias entre cada uno de ellos.

¿Qué es el DNI Electrónico (DNIe 4.0)?

Podríamos decir que es una evolución del DNI que todos deben poseer, pero con tecnología moderna integrada.

A simple vista no parece demasiado novedoso, ya que su apariencia es igual a la del DNI de toda la vida. Sin embargo, sus mayores cambios tienen que ver con la seguridad, ya que este es más difícil de falsificar que el DNI normal.

Qué es el DNI electrónico
Antiguo DNI

El nuevo DNI Electrónico (también llamado DNIe 4.0) posee un microchip con tecnología contactless. Dentro del mismo se encuentra almacenado la foto, la firma y las huellas dactilares de su portador; además de los certificados de autenticación y firma electrónica.

Ahora bien, ¿qué es la tecnología contactless?

Es un método que permite transmitir información sin contacto o a muy poca distancia, un ejemplo de ella es cuando pagas acercando tu tarjeta de crédito a un datáfono.

No hay dudas que con este tipo de tecnología, los procesos donde requieran verificar tu DNI serán más rápidos.

Pero eso no es todo, el DNI electrónico tiene incorporado dos certificados. Uno es el Certificado de Autenticación, el cual puedes utilizar para identificarte al realizar una transacción vía online. Y el otro es el Certificado de Firma, el cual puede sustituir la firma manuscrita por la electrónica en las relaciones del ciudadano con terceros.

¿Cómo sacar por primera vez tu DNI electrónico? Para ello debes solicitar una cita previa en el sitio web  oficial del cuerpo nacional de policía, y asistir el día correspondiente, junto con los requisitos necesarios.

Ahora bien, ¿ya posees DNI electrónico y quieres activarlo? Entonces debes ir a una comisaría de policía donde expidan el DNI, allí disponen de unas máquinas solo para este fin; dicho proceso es bastante sencillo y rápido.

¿Cómo puede usar el DNI electrónico?

Para identificarte al realizar trámites online con la Administración Pública.

Si quieres realizar algún trámite con la administración pública desde casa, ellos piden un método de identificación, para asegurarse que realmente eres tú quien está realizando los trámites. Uno de dichos métodos es el DNI electrónico.

Como método de certificación de tu identidad. La información guardada en el microchip del DNI electrónico permitirá comprobar que tu documento de identificación es legal, y que mismo no fue modificado por ningún agente externo a la Administración Pública del país.

abrir autofirma
Firmando documentos con autofirma

Para firmar electrónicamente documentos. Gracias al certificado de Firma electrónica que posee el DNI electrónico, podrás darle validez a un documento online, y comprobar que el mismo no ha sido modificado por terceros.

Como documento de viaje. Debido a que el DNI electrónico tiene una estructura de datos equivalente al pasaporte, este puede ser utilizado como documento de viaje, siempre y cuando el país destino lo permita.

Lee también: «¿Qué es el DNI electrónico y para qué sirve?«

¿Qué es la Firma Electrónica?

El PAe (portal administración electrónica) del gobierno de España define la Firma Electrónica como “un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico” los cuales pueden identificar al firmante de dicho documento de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado.

Debido a ello, un documento con una Firma Electrónica no puede ser repudiado o revocado, ya que los datos que utiliza el firmante son únicos y exclusivos; tal cual como sucede en el caso de una firma manual.

Las bases legales sobre la validez de la Firma Electrónica a se encuentran en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica. Dichas normativas legales explican bajo qué circunstancias la ley iguala la firma electrónica a la firma manuscrita, también hace distintas referencias legales a firmas con sellos de tiempo y avanzadas.

Pero, ahora puede que te preguntes: ¿cómo le hago una Firma Electrónica a un documento?

Para ello tienes dos opciones: Descargar una aplicación en tu PC llama AutoFirma, la cual ha sido provista por Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. O utilizar el servicio online ofrecido por VALIDe, en este caso deberás descargar un componente que funcionara con el navegador de tu PC.

¿Cuál es el proceso para hacerle una firma electrónica a un documento?

El usuario primero debe dar un certificado de que dicho documento (un PDF, una hoja de cálculo, una imagen, hasta un formulario en una página web) le pertenece.

Luego utiliza cualquiera de las herramientas mencionadas en líneas anteriores, las cuales resumirán todo el documento en una cuentas líneas.

seleccion de certificado digital en autofirma
Seleccionando certificado digital

Acto seguido, la misma App utiliza una clave privada para codificar el resumen; y luego crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Ese nuevo documento es la firma electrónica.

Recuerda que dicho documento es de efecto legal, por ello lo debes conservar. Además, cualquier impresión o representación gráfica del mismo también puede tener validez legal.

Ventajas de la firma electrónica

Ahorras tiempo. A diferencia de lo demorado que suele ser el proceso de firma manual de un documento, una firma electrónica puede hacerse en unos pocos minutos. Con esta herramienta evitarás retrasos innecesarios y acelerarás el cierre de los acuerdos.

Mayor eficiencia. La firma electrónica te permitirá facilitar y computarizar todas las fases de la gestión de un contrato: creación, envió, seguimiento y archivo. También te ayudará a evitar errores en los contratos, pérdidas de documentos y demoras en los procesos.

Reducción de costo. Con el formato electrónico, reducirás los gastos administrativos. Por ejemplo, consumirás menos papel y tinta, reducirás gastos en mantenimiento y reparación de impresoras, necesitarás menos espacio para archivar y guardar ordenadamente la documentación.

Mejor cobertura legal. Con el uso de la firma electrónica tus contratos serán más seguros. Nadie podrá poner en tela de juicio la legibilidad de dicho contrato, puesto que las evidencias electrónicas que deja dicha firma virtual permiten identificar inequívocamente al firmante y garantiza la integridad del documento.

Te podria interesar: «¿Qué es autofirma y para qué sirve?«

¿Qué es el Certificado Digital?

Es un método que te permite identificarte de manera inequívoca en el mundo online, podríamos llegar a decir que cumple la misma función que el DNI, pero sin necesidad de tenerlo físicamente.

El mismo contiene tus datos identificativos autenticados por Hacienda o Seguridad Social, eso te permite usarlo para validar documentos electrónicos de forma sencilla. Sin embargo, existen dos tipos de Certificados Digitales, a continuación te diremos cuáles son.

como descargar el certificado digital de fnmt en cualquier navegador
Descargar certificado digital

Uno es el Certificado Digital que viene integrado en el microchip de DNIe. Ahora te preguntarás: “¿Cómo utilizo dicho certificado?” La verdad es que necesitarás descargar en un dispositivo móvil compatible una App para que lea el microchip del DNIe, o en su defecto, comprar un lector de tarjetas compatible con tu DNI electrónico.

También está el Certificado Digital que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Para usar el certificado de la FNMT no necesitas un lector de tarjeta, más bien acabarás descargándote el Certificado Digital e instalándolo en tu PC para usarlo de forma rápida y sencilla.

¿Cómo obtener el Certificado Digital?

Obtener el Certificado Digital del DNI electrónico es fácil, como el mismo ya vienen dentro del microchip del DNI, solo debes activarlo. Para ello debes acudir a la comisaría de policía Nacional más cercana donde dispongan de oficinas del DNI, y aproximarte al Punto de Actualización del DNI (PDA).

Los PDA son unos cajeros que te permitirán realizar diferentes operaciones con tu DNI electrónico, entre ellas activar o renovar certificados del DNI. Debes ingresar tu DNI en la máquina, luego debes iniciar sesión (ingresando el PIN que te asignan cuando obtienes el DNI por primera vez).

Acto seguido debes seleccionar en el menú vertical izquierdo “Renovar Certificados”. Al seleccionar esta opción se generará un nuevo par de claves (privadas y públicas), y con eso ya queda activo tu Certificado Digital.

Para obtener el Certificado Digital de la FNMT debes ingresar en su página web oficial, y realizar 4 sencillos pasos: 1) Instalar el software que ellos te indiquen, 2) realizar la solicitud del Certificado Digital, 3) Acreditar su Identidad en una de las Oficinas de Acreditación de Identidad De la FNMT, y 4) descargar el Certificado Digital en tu PC.

Para saber más: «¿Cómo solicitar el certificado digital FNMT desde cualquier navegador?«

¿Qué es Clave Permanente?

Es un sistema de identificación diseñado para las personas que necesitan acceder frecuentemente a los servicios electrónicos de la Administración.

Esta se basa en el uso de un código de usuario, el número de DNI o NIE, y una contraseña que se establece en el proceso de activación y que únicamente debe ser conocida por el usuario.

Una vez que tengas activada la Clave Permanente, puedes elegirla como método de acceso para ingresar al servicio electrónico de la Administración Pública.

Ahora cuando intentes ingresar, te pedirán que ingreses tu número de DNI o NIE y la Clave Permanente creada.

Si la contraseña introducida es correcta, y el servicio no requiere un nivel de seguridad más elevado, se te permitirá el acceso al mismo.

Ahora bien, si el servicio al que quieres acceder requiere mayor nivel de seguridad, deberás ingresar el código numérico de un solo uso (OTP), que previamente se te enviara por SMS al número que tengas registrado en la Administración Pública.

¿Cómo solicitar y activar la Clave Permanente?

La verdad es que es algo bastante sencillo, solo debes registrarte en la plataforma [email protected]. Para ello tienes tres opciones: 1) A través de Internet sin certificado electrónico 2) A través de Internet con certificado electrónico o DNIe o 3) Presencialmente en una Oficina de Registro. Puedes elegir el método que más se ajuste a tus circunstancias.

Una vez registrado en la plataforma [email protected], debes activar el servicio de Clave Permanente, lo cual también es bastante sencillo. Solo tienes que entrar al sitio web del servicio de activación, allí te pedirán que introduzcas tu usuario (tu DNI o NIE), tu dirección de correo electrónico, y el código de activación que te proporcionaron al momento de realizar el registro.

Una vez que ingreses esos datos correctamente, el sistema te enviará un SMS con un código numérico de un solo uso, el cual deberás ingresar en el campo del formulario correspondiente. Luego de ello podrás crear una contraseña, la cual deberás colocar cada vez que un servicio electrónico de la Administración Pública te la solicite.

Diferencias entre el DNI electrónico, Firma Electrónica, Certificado Digital y Clave Permanente

Primera diferencia: El DNI electrónico también sirve como sistema físico para la vida real y trámites que haces en persona. Pero el resto de los documentos mencionados sirven únicamente para los procesos online con la administración pública. Esto quiere decir que el DNI electrónico te será útil en más ocasiones.

Segunda diferencia: El Certificado Digital de la FNMT es más difícil de obtener, pero es más fácil de utilizar, mientras que en el caso del Certificado Digital del DNI electrónico pasa todo lo contrario: es más fácil de obtener, pero más difícil de utilizar.

Tercera diferencia: En cuanto a la Firma Electrónica y el Certificado de Firma integrado al DNI electrónico, hay una clara similitud: ambos sirven para validar legalmente documentos electrónicos.

Sin embargo, la diferencia es que utilizar una firma electrónica es mucho más fácil y rápido que utilizar el Certificado de Firma del DNI electrónico. Si eres dueño de una empresa deberías evaluar la diferencia entre ambos métodos, antes de escoger alguno.

Cuarta diferencia: Tanto el DNI electrónico como la Clave Permanente sirven para identificarte inequívocamente al ingresar a los servicios electrónicos de la Administración Pública. Sin embargo, hay una clara diferencia: La Clave Permanente le aporta un nivel de seguridad más alto que solo utilizar el DNI electrónico.

Por lo tanto, si constantemente estás ingresando a los canales electrónicos de la Administración Pública, deberías tomar en consideración esta diferencia para elegir cuál ser el método que utilizaras para identificarte en este medio.

En conclusión: ¿Cuál es la mejor opción?

Aunque todo dependerá de tus circunstancias y sobre todo, de cuanto vas a utilizar dichas herramientas electrónicas; podemos decirte que la mejor opción es mantener al día tu DNI electrónico (actualmente llamado DNIe 4.0).

El DNIe 4.0 es todo en uno, ya que este te permitirá identificarte en los servicios electrónicos de la Administración Pública, validar legamente documentos electrónicos, e incluso hasta puede servirte como pasaporte en los países donde sea aceptado.

Sin embargo, te animanos a que analices tus circunstancias y necesidades y que evalúes las características de cada documento. De esa forma podrás elegir de manera sabia los documentos electrónicos que necesitas tener al día.

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